مدیریت رفتار؛

 شيوه هايي براي شاد بودن...several method for joy

گردآوری : بابک نظری

 

 

1)      مسئووليت هيجانهاي خود را بر عهده بگيريد :

 

اگر مي خواهيد شاد باشيد بايد بدانيد كه مي توانيد شاد بودن خود را كنترل كنيد . يك باور رايج در ميان مردم اين است كه يك فرد مي تواند احساسهاي ناخوشايند در فرد ديگر ايجاد كند : « او مرا عصباني مي كند . » « تو مرا غمگين مي كني » اما بايد گفت كه شما هرگز ، به هيچ طريقي ، قادر نيستيد احساسي را در ديگران ايجاد كنيد . روابط علت و معلولي فقط در دنياي فيزيكي وجود دارند و اين موضوع در دنياي هيجانات قابل تصور نيستند . هيچكس نمي تواند با گفتن كلمات ناخوشايند ، براي مثال از طريق امواج صوتي ، روي مغز فرد ديگر تأثير بگذارد و اهرم غمگيني را به حركت در بياورد .

محركهاي بيروني نظير افراد و شرايط مي توانند بر باورهاي ما تأثير بگذارند . اما كنترل مستقيم اين باورها به عهده خود ما مي باشد . اين ما هستيم كه مي توانيم از طريق تغيير دادن باورهايي كه موجب اندوه ما مي شوند ، در خود احساس شادي ايجاد كنيم . باورهاي خود را ارزيابي كنيد و مسئووليت آنها را بپذيريد . خود را سرزنش نكنيد يا مورد قضاوت قرار ندهيد ، بلكه براي يافتن پاسخ و رشد فردي تلاش كنيد .

 

 

2 )  آگاهانه براي شاد بودن تلاش كنيد :

 

وقتي روي موضوعي تمركز مي كنيم ، آن موضوع اهميت بيشتري پيدا مي كند . اگر روي احساس شادي تمركز كنيد ، شادتر خواهيد بود . اگر براي شاد بودن به دنبال بهانه ( ثروت ، علم ، حل مشكلات ، خريد خانه ، ماشين و غيره ) نگرديد ، مي توانيد همين حالا و همين جا احساس شادي كنيد . شاد بودن را به عنوان مهمترين هدف در ليست اهداف خود انتخاب نمائيد .

 

 

3 )  خود را همانگونه كه هستيد ، بپذيريد :

 

پذيرفتن خود عبارت است از دوست داشتن به همان شكلي كه در حال حاضر هستيد . بسياري از مردم تصور مي كنند كه اگر از آنچه كه هستند خوشنود باشند ، هرگز تغيير نخواهند كرد و بهتر از آنچه كه هستند ، نخواهند شد . ما از اشتباهاتمان متنفريم زيرا مي خواهيم بهتر باشيم . خود را مورد قضاوت قرار مي دهيم ، چون مي خواهيم تغيير كنيم . اما همه اين ها به ندرت مؤثرند . احساس بد بودن صرفا" انرژي را كه مي توانست صرف تغيير شود هدر مي دهد . و پذيرش معمولا" اولين قدم براي تغيير است . پذيرفتن خود بستر امني را فراهم مي كند تا خود و زندگي را آنگونه كه مايليم بسازيم .

 

 

4 )  باورهاي خود را بشناسيد و تغيير دهيد :

 

باورها شامل اعتقاداتي هستند كه در مورد خود ، ديگران و زندگي داريم . متأسفانه ما از باورهاي خود كه اغلب آنها را در كودكي كسب كرده ايم ، آگاه نيستيم و غالبا" بدون اينكه از تأثير باورها بر احساسات ، افكار و اعمال آگاه باشيم ، زندگي مي كنيم . برخي از باورهاي خود تخريب گر عبارتند از :

·  اگر شاد باشيم ، انگيزه براي تغيير هيچ چيز نخواهيم داشت .

·  احساسات من واكنشهاي طبيعي هستند ، نه چيزي كه بتوانيم تغيير بدهم .

·  بايد همه چيز ( ثروت ، عشق ، علم و ... ) داشته باشيم تا احساس خوشحالي كنم و غيره .

اين باورها مانعي بر سر راه شاد بودن هستند . تلاش كنيد تا باورهاي خود تخريب گر را شناسايي نموده و آنها را تغيير دهيد .

 

 

5 )  قدردان و سپاسگزار باشيد :

 

سپاسگزاري يكي از ويژگيهايي است كه اغلب همراه با احساس شادي وجود دارد . تلاش كنيد كه قدرداني يك بُعد مهم از افكار شما باشد . اين تمرين را انجام دهيد . به مدت 10 دقيقه در مورد فهرست تمام چيزهايي كه داريد فكر كنيد، مواردي را كه فكر مي كنيد بايد به خاطر آنها قدردان باشيد مشخص كرده و براي آنچه كه داريد از صميم قلب خشنود باشيد . از احساس خوبي كه به شما دست مي دهد تعجب خواهيد كرد . 

 

 

6 )  در لحظة حال زندگي كنيد :

 

اندوه مربوط به گذشته و آينده است ، در لحظه حال هيچ غمي وجود ندارد . به نظر مي رسد كه بخش زيادي از وقت خود را صرف نگراني از آينده يا اندوه و حوادث گذشته مي كنيم .

در صورت داشتن احساس نا امني و ترديد ، به سختي مي توانيم بر آنچه كه در حال حاضر اتفاق مي افتد تمركز كنيم ، در صورتيكه نسبت به زمان حال هوشيار شويد ، نگراني هاي مربوط به گذشته و ترس ناشي از تصور آينده ، ناپديد خواهد شد و آنچه باقي مي ماند لحظه ناب اكنون است . اين تنها راه براي تجربه واقعي زندگي است . شادي هميشه در لحظه حال تجربه     مي شود .اگر منتظريد كه در آينده لحظه هاي شادي را تجربه كنيد ، زمان بسيار طولاني منتظر خواهيد ماند .

 

 

7 )  صادق و رو راست باشيد :

 

عدم صداقت ، سهم عمده اي در بروز غمگيني و مشكلات گوناگون دارد . تعريفي كه اجتماع از صداقت دارد با معناي واقعي صداقت و درستي متفاوت است . صداقت عبارت است از گفتن حقيقت ، حقيقت كامل و محض . تعريف جامعه از صداقت عبارت است از گفتن حقيقت فقط زمانيكه :

·  موجب ناراحتي كسي نشود ، موجب بروز تعارض نگردد ، و شما را در چشم ديگران ناخوشايند جلوه ندهد .

بهترين قدم براي شروع صداقت اين است كه با خود رو راست باشيد . اجازه دهيد كه صداقت از درون شما سرچشمه نگيرد . در مورد احساس خود و افكاري كه در مورد ديگران داريد بنويسيد .

بعدها وقتي كه ياد گرفتيد با خود رو راست و صادق باشيد ، صداقت در روابط و تعاملات شما نيز جريان خواهد يافت .

 

 

8 )  نگرش خود را تغيير دهيد :

 

آيا دنيا بي رحم يا مهربان است ؟ آيا سرشار از درد و رنج يا لذت و شادي است ؟

آيا طبيعت دوستانه يا متخاصم است ؟ آيا دنيا مالامال از بدبختي يا اميد است ؟

همه اينها مجموعا" وجود دارند . اين دنيا شامل تمام چشم اندازها و ارزشهاي خوب و بد است .

تغيير دادن نگرشها به معني چشم بستن بر ظلم و بي رحمي نيست بلكه به معني ديدن تمام چيزهايي است كه به شما انرژي مي دهند و شما را سرشار از لذت و شادي مي كنند .

شما بايد تصميم بگيريد . آنچه را كه در جستجويش هستيد ، خواهيد يافت .

اگر نوع نگرش خود را تغيير دهيد ، دنيا را به صورتي متفاوت تجربه خواهيد نمود . نگرش خوشبينانه موجب مي شود :

·  زيبايي را در انسانها ببينيد

·  ايرادها به حُسن تبديل شوند

·  عشق و تحسين بيشتري را تجربه كنيد

·  اميدوارتر باشيد .

 

 

اشتباهات مدیران

 

 

با مقدمه ای از بابک نظری

 

 

 

Mistakes Of Managers

 

 

 

خطا و اشتباه جزء لاینفک زندگی بشری است. از این رو هر یک از انسان ها در طول حیات خود مرتکب اشتباهاتی می شوند. اهمیت و اندازه اشتباهات مقوله ای اقتضایی است. به بیان دیگر این که فرد در چه جایگاه یا موقعیتی قرار داشته باشد تعیین کننده ی بزرگی یا کوچکی اشتباهات است.جایگاه فرد می تواند قصوری را بیش از اندازه بزرگ یا حتی غیر قابل بخشش یا جبران بنماید. همانند اشتباه خلبان هواپیما؛ که هیچ گونه توجیهی برای آن پذیرفته نیست. مدیران نیز قشری از جامعه هستند که کمتر از دیگران حق خطا و اشتباه دارند. چون ممکن است اشتباهات احتمالی آن ها قشر وسیعی را متضرر کند. از این رو باید گفت همه ی انسان ها جایزالخطا هستند ولی بعضی انسان ها کمتر از حد از دیگران از این امر بهره مندند. بررسی ها نشان می دهد 13 اشتباه مهلک مدیران به شرح زیر می باشد:

 

۱۳ اشتباه مهلک مدیران

 

 

 

۱- عدم مسئولیت پذیری

۲- عدم موفقیت در ایجاد پیشرفت کارمندان

۳- سعی در کنترل نتایج به جای تاثیر بر افکار

۴- پیوستن به یک گروه نامناسب

۵- مدیریت یکسان بر افراد

۶- فراموش کردن اهمیت سود

۷- تکیه بر مشکلات به جای اهداف

۸- دوست به جای رئیس

۹- ناتوانی در ایجاد استانداردها

۱۰- عدم موفقیت در آموزش به کارکنان

۱۱- نادیده گرفتن بی کفایتی کارمندان

۱۲- قدردانی صرف از کارمندان برجسته

۱۳- سعی در تحت نفوذ قرار دادن دیگران

پست مناسب برای کارمند جدید را تشخیص دهیم:

 

1-  400 آجر را در اتاقی در بسته بگذار.

2-  کارمندان جدید را به اتاق وارد نموده و در را ببند.

3-  آنها را ترک کن و بعد از 6 ساعت برگرد.

سپس موقعیتها را تجزیه تحلیل کن:

 

الف: اگر آنها آجرها را دارند می شمرند آنها را بخش حسابداری بگذار.

ب: اگر آنها با دقت و با حساسیت زیاد دارند کیفیت آجرها را بررسی می کنند، آنها را در بخش ممیزی بگذار.

ج: اگر آنها همه اتاق را با آجرها آشفته کرده اند، (گند زده اند) آنها را در بخش مهندسی بگذار.

د: اگر آنها آجرها را به طرز فوق العاده ای مرتب کرده اند آنها را در بخش برنامه ریزی بگذار.

ه: اگر آنها آجرها را به یکدیگر پرتاب می کنند آنها را در بخش اداری بگذار.

و: اگر آنها در حال خوابند، آنها را در بخش حراست بگذار.

ز: اگر آنها آجرها را تکه تکه کرده اند آنها را در قسمت فناوری اطلاعات بگذار.

ح: اگر آنها بیکار نشسته اند آنها را در قسمت نیروی انسانی بگذار.

ط: اگر آنها سعی می کنند آجرها ترکیبهای مختلفی داشته باشند و مدام جستجوی بیشتری می کنند و هنوز یک آجر هم تکان نداده اند آنها را در قسمت حقوق و دستمزد بگذار.

ی: اگر آنها اتاق را ترک کرده اند آنها را در قسمت بازاریابی بگذار.

ک: اگر آنها به بیرون پنجره خيره شده اند، آنها را در قسمت برنامه ریزی استراتژیک بگذار.

ل: اگر آنها با یکدیگر در حال حرف زدن هستند: بدون هیچ نشانه ای از تکان خوردن آجرها، به آنها تبریک بگو و آنها را در قسمت مدیریت ارشد قرار بده.

 

 

 

نظریه ی لوتر گیولیک و لیندال ارویک؛

 

 

پوسد کورب

 

 

گرد آوری: بابک نظری

 

POSDCORB

اصطلاح (POSDCORB) برای اولین بار توسط لوتر گیولیک و لیندال ارویک مطرح شد. (POSDCORB) در واقع لغت با مفهوم خاصی نیست، بلکه از کنار هم قرار گرفتن یک سری از حروف لاتین که اول یک سری وظایف مدیران می باشد تشکیل شده است. به بیان دیگرلوتر گیولیک و لیندال ارویک که یکی از دانشمندان معاصر علوم اداری می باشد، وظایف مدیر را در اصطلاح لاتین (POSDCORB) خلاصه می کند. این اصطلاح معنی خاصی ندارد و تنها برای کمک به حافظه وضع گردیده است. بنابر طبقه بندی گیولیک حروف لاتین اصطلاح نامبرده معرف وظایف مدیران به شرح زیر است:

1- Planning ( برنامه ریزی ):

برنامه ریزی در واقع شالوده ی مدیریت می باشد و شامل پیش بینی عملیات اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف سازمان است.

2- Organizing ( سازماندهی ):

سازمان دهی در واقع بیان گر ساز وکار های هماهنگی است که مشخص می کند چه کسی به چه کسی باید گزارش دهد. در واقع  شامل تعیین حدود اختیارات است که طبق آن وظایف از هم تفکیک می شوند.

3- Staffing ( کارگزینی ):

کارگزینی و امور مترتب بر آن که شامل استخدام و کارآموزی و همچنین تامین شرایط مساعد کار و سایر موارد است یکی از مهمترین وظایف مدیران می باشد.

4- Directing ( فرماندهی ):

فرماندهی یکی از وظایف مدیران می باشد که  شامل عمل مداوم اخذ تصمیم های خاص یا کلی و صدور دستور به منظور هدایت و رهبری سازمان است. وحدت فرماندهی نیز یکی از اصول چهارده گانه ی هنری فایول می باشد.

5- Coordinating ( هماهنگی ): شامل عمل مهم تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان به منظور تحقق یافتن هدف مطلوب می باشد. هماهنگی دارای یک سری  فنون و ساز و کارهای خاص است که در یادداشت های مختلف مدیریتی بدان اشاره شده است.

6- Reporting ( ارتباطات ):

 ارتباطات یه عنوان وظیفه ای که انتقال دهنده ی پیام ها، گزارشات، دستورات و ... می باشد یکی از مهمترین موارد مطروحه در نظریه ی گیولیک است. در واقع به معنای آنکه مجری کسانی را که در برابر آنها مسئول است از جریان پیشرفت امور آگاه می سازد. گزارش دهنده باید در اثر مطالعات ، تحقیق و بازرسی از جریان پیشرفت امور آگاه باشد.

7- Budgeting ( بودجه بندی ):

 بودجه بندی یکی از مهمترین وظایف مدیریت در نظریه ی گیولیک است که شامل تنظیم طرح مالی عواید و مخارج سازمان و نظارت بر اجرای آن می باشد. بودجه بندی شامل انواع و تکنیک های مختلف است که در کتب بودجه ریزی مطرح گردیده است.

 

 

 

POSDCORB

 

(Gulick & Urwick)

 

 

 

 

Edit by: BABAK NAZARI

BK_NAZARI@YAHOO.COM

 

 

 

 

 

 

POSDCORB: 7 functions of manager (Gulick & Urwick)

 

 

 

 

Planning
Organizing
Staffing
Directing
COordinating
Reporting
Budgeting

 

 

 

 

 

The acronym POSDCORB stands for planning, organizing, staffing, directing, controlling, retaining, and budgeting.  Planning is the process of setting goals and objectives. When we set goals it is important to make sure that they are timely and obtainable. As a manager or as a person in general it is not only important to set day to day goals but also weekly monthly and yearly goals. These are known as short term and long term goals. When mastering the planning process there are two main types. First there are Master plans. These are long term general plans that help you to achieve the goals that you have set for yourself. To complete Master plans you move on to what is known as operational plans. Operational plans are how you propose to accomplish the Master plans which you have set.  Without both of these you will not be able to accomplish the goals which you have set

 

 

تالیف : بابک نظری

 

 

 

 

راهكار اجرايي 5S

اجراي گام به گام ساماندهي

 

 

 

 

 

 

تهيه و تنظيم :– بابك نظري

آبان 86

تعريف 5S :

5S ، سيستمي متشكل از مراحل و فرآيندهايي به شمار مي آيد كه مي تواند از سوي افراد و گروهها ، براي نظم محيط هاي كاري جهت به حداكثر رساندن كارايي ، دسترسي ، سهولت ، ايمني و پاكيزگي مورد استفاده قرار گيرند .

در واقع مي توان گفت 5S سنگ بنا و زير ساخت سيستمهاي كيفي و بهره وري در دنيا مي باشد . اعمال صحيح 5S ، كارايي سازمان را افزايش داده و آن را تقويت مي كند و باعث افزايش بهره وري از منابع در سازمانها مي گردد .

آگاهي نسبت به اصول 5S و تاثيرات اجراي آن ، باعث افزايش بهبود كارايي ، اثربخشي و ايمني محيطهاي كاري ميشود . بعلاوه از 5S مي توان جهت بسترسازي و دستيابي به ISO و ساير ابزارهاي كيفي استفاده نمود .

آثار استقرار نظام آراستگي سازماني يا مزاياي استقرار موفقيت آميز 5S :

1-          كاهش دوره هاي زماني

2-          افزايش فضا

3-          بهبود شرايط كاري

4-          بهبود عملكرد گروههاي كاري

5-          تثبيت فرآيندهاي عملياتي

6-          كاهش زمان انجام كار

7-          بهبود مديريت موجودي انبار

8-          بهبود رضايت مشتري

9-          كاهش دوره هاي آموزشي غير ضروري

10-          بهبود مديريت اطلاعات

11-          افزايش سودآوري

12-          كاهش تعداد حوادث ناخواسته

13-          كاهش ميزان برخوردها

14-          بهبود اخلاقيات و روحيه ( افزايش انگيزه )

15-          تقويت ارتباطات

16-          افزايش رعايت استانداردهاي فرآيندهاي عملياتي ( SOP )

17-          كاهش زمان جستجو

18-          كاهش هزينه هاي انبارداري

19-          بهبود زمان تحويل كالا

20-          بهبود دستيابي به اطلاعات

21-          تقويت ارتباطات گروههاي كاري كه در زمانهاي مختلف فعاليت ميكنند

22-          افزايش ميزان تعهد و مسئوليت پذيري

23-          كاهش زمان توقف ماشين آلات

      و …

 

تشريح اصل اول 5S و چگونگي استقرار آن در سازمان

اصل اول 5S :

Sort=Seiri = ساماندهي = طبقه بندي = تفكيك اقلام ضروري از غير ضروري

* اصل اول ، چهار فعاليت اساسي زير را شامل مي شود :

الف – تعيين دفعات استفاده از هر مقوله ( قلم ) در هر محيط كاري

ب – تعيين مقولاتي ( اقلام ) كه استفاده نمي شوند .

ج – مرتب كردن اقلام غير ضروري كه مي تواند عمليات بازيافت – اعطاء و يا خريد را شامل گردد .

د – حذف منابع نامنظم و اقلام ناخواسته

مراحل مشخص شده در اين بخش ، به گروه كاري جهت تعيين تعداد استفاده و شناسايي اقلام غير ضروري و حذف آنها از محيط كار كمك مي كند . به منظور انجام اين عمل ، دو مسئله ضرورت دارد .

1-     مشخص نمودن اقلام غير ضروري

2-    انجام انتخاب در مورد مفيد يا بيهوده بودن اقلام

 

گام يك : علامت گذاري اقلام غير ضروري

اقلام پس از ارزيابي محيط و پيش از گزينش مفيد يا بيهوده بودن ، علامت گذاري مي شوند . اين مرحله در محيط كار صورت مي پذيرد .

-    معيارهاي علامت گذاري را مشخص سازيد . براي مثال بين«نياز به نگهداري»و«تمايل به نگهداري» تمايز قائل شويد .

-   اعضاي گروه بطور انفرادي اقلام غير ضروري را در محيط كار اختصاص يافته به آنها را شناسايي مي كنند.

توجه : نسبت به دارايي هاي فردي و دارايي هاي شركت توجه خاص نمائيد . هر شخص مي تواند در محيط اختصاص يافته به وي رفت و آمد داشته و همه چيز را لمس كند .

* به محض لمس هر چيز،فرد بايد موارد زير را به انجام رساند:

-   اگر مورد لمس شده ، داراي هدف تعريف شده اي باشد ، با توجه به تعدد كاربرد مي توان آنرا ضروري به شمار آورد و نيازي به علامت گذاري ندارد .

-   اگر مورد لمس شده ، هدف تعريف شده أي نداشته و مورد نياز نباشد ، علامت « ارسال » و يا ساير روشهاي شناسايي در

     مورد آن اعمال مي شود .

-   چنانچه موردي غير ايمن ، اما مورد نياز باشد ، علامت « نياز به تعمير » و « نياز به تعويض » بر آن درج مي گردد .

-   چنانچه موردي غير ايمن و غير ضروري باشد ، علامت «حذف از محيط » بر روي آن درج مي گردد .

-   اگر شخصي در مورد هدف يك وسيله اطمينان نداشته باشد ، آنرا براي گزينش مفيد يا بيهودن بودن علامت گذاري ميكند.

-   آنگاه اعضاي گروه تمامي اقلام نشانه گذاري شده را به محل مشخص مي برند .

-      كار خود را كنترل كنيد .

 

 

 

 

 

گام دوم – انجام گزينش مفيد يا بيهوده بودن

اين عملكرد به گروه كاري كمك مي كند كه كداميك از اقلام نشانه گذاري شده بايد بصورت دائم از محيط كار حذف شوند انجام گزينش بابت استفاده ، فروش يا كنار گذاشتن اقلام از سوي اعضاي گروه صورت مي گيرد .

* جمع آوري اقلام مورد گزينش و طرح دو نوشته :

-      نوشته أي نشان از مازاد بودن كالاي مورد نظر دارد .

-       نوشته أي ديگر نشان از مورد نياز بودن كالاي مورد نظردارد.

براي تشخيص اقلام مورد نياز و يا مازاد ، از فرمت هاي صفحه بعد استفاده مي كنيم .

* در هر مرحله ، در مورد هر كالا ، سئوالات زير را از خود بپرسيد :

-      چه كسي به آن نياز دارد ؟

-   تعداد استفاده آنرا مشخص سازيد ( چه تعداد از آن را استفاده مي نمائيد ؟ )

-      ميزان نياز به آنرا مشخص نمائيد . ( چه مقدار به آن نياز داريد ؟ )

-      آيا ايمني دارد ؟

* فرمهاي تكميل شدة مفيد يا بيهوده بدون اقلام را جمع آوري كنيد تا در جلسه آتي 5S نتايج حاصله را بر روي تابلوهاي اعلانات نصب نمائيد .

يك نسخه از فرمهاي تكميل يافته مربوط به اقلام مازاد را براي ساير بخشها كه كار مشابهي انجام مي دهند و يا براي مديريت ارسال داريد . ممكن است آنها به اين اقلام مازاد نياز داشته باشند . در فرم اقلام مازاد به تاريخ حذف آنها از محيط كار توجه داشته باشيد .

* تمامي اقلام غير ضروري را در تاريخ تعيين شده در جدول زماني ، از محيط كار حذف كنيد .

* كارهاي انجام گرفته را ثبت نمائيد .

 

 

 

 

 

فرم شماره     - فرم اقلام مورد نياز

 

فرم شماره     - فرم اقلام مازاد

 

تشريح اصل دوم 5S و چگونگي استقرار آن در سازمان

اصل دوم 5S :

Simplify  access =Seiton = نظم و ترتيب = ساده سازي دسترسي به اقلام مورد نياز

ساده سازي دسترسي به اقلام مورد نياز ، مستلزم نظم بخشيدن به آنها در محيط كار و تبيين خط مشي هاي مناسب مي باشد .

در مرحله طبقه بندي ، اقلام با توجه به دفعات استفاده از آنها طبقه بندي مي شوند و در مرحله ساده سازي نيز اقلام با توجه به دفعات استفاده از آنها منظم و مستقر مي شوند .

عمليات مرحله ساده سازي دسترسي ، پس از حذف كليه اقلام غير ضروري ، در محيط كار انجام مي پذيرند . اين مرحله به گروه كاري كمك مي كند خود را براي سازماندهي محيط كار آماده سازند .

اين فعاليت تضمين مي نمايد كه براي همه چيز جاي مشخص وجود داشته و همه چيز در جاي خود آماده استفاده هستند بنابراين چهار عمليات در اين مرحله قابل انجام است .

-    آماده سازي گروه كاري براي برچسب گذاري و آدرس دهي اقلام و مستندات و مكانها .

-          برچسب گذاري اقلام و يا مكانها .

-          مشخص سازي .

-       ايجاد تابلوهاي علامت گذاري و آدرس دهي .

الف – آماده سازي گروه كاري براي برچسب گذاري :

براي اين منظور اقدامات زير انجام مي پذيرد :

-       بازبيني حدود محيط كار ( رجوع به نقشه 5S درصورت وجود )

-       معيارهاي زير را مد نظر قرار دهيد :

-       اقلام مورد استفاده روزانه را در دسترس نگهداري كنيد

   ( 30 ثانيه براي بازيابي )

-       چرخشها و پيچش هاي بيش از 45 درجه را به حداقل برسانيد .

-    از تعداد اقلام تكراري در صورت امكان بكاهيد ( يك ورود از هر كالا ، حالت ايده آل است )

-    يك هماهنگ كننده برچسب تعيين كنيد تا برچسب هاي مورد نياز را براي همه اعضاي گروه سفارش دهد .

-    اعضاي گروه اكنون آماده اند تا به بخشهاي اختصاص يافته خود بروند .

-       كار خود را كنترل كنيد .

ب – برچسب گذاري و آدرس دهي اقلام و يا مكانها

اين عمل به گروه كمك مي كند تا تمامي اقلام و مكانهاي موجود در محيط كار را برچسب گذاري كنند .

اين عمل را پس از تعيين مكان هر يك از اقلام با توجه به مورد استفاده آن انجام دهيد .

-    در محيط كار جمع شويد و هماهنگ كننده برچسب ها را منصوب كنيد .

-    از نوارچسب هاي موقتي براي شناسايي اقلام ضروري استفاده كنيد مانند : محتويات فايلها ، كشوها ، قفسه ها ، زونكن ها ، پوشه ها و …

-       هر برچسب را علامت گذاري كرده و با خط خوانا بنويسيد :

نام كالا و در صورت تعداد كالا ، حداقل و حداكثر تعداد را ذكر نمائيد .

-       اقلامي كه به تهيه مجدد نياز دارند را مشخص سازيد .

بر روي برچسب ، زمان سفارش مجدد كالا را با ذكر تعداد و زمان سفارش درج نمائيد .

-       فهرستي براي سفارش برچسب هاي دائمي تهيه نمائيد .

-       فهرست نام برچسب ها را به هماهنگ كننده برچسب ها تحويل دهيد .

-    يك نفر بايد وظيفه ارائه سفارش براي كل محيط را بر عهده داشته باشد . هماهنگ كننده مذكور بايد از سوي سازمان مورد حمايت قرار گيرد .

 

ج – مشخص سازي

اين عمل به گروه كمك مي كند براي تمامي اقلام جايي مشخص را در محيط كار در نظر بگيرند .

-    با توجه به وظايف اعضاي گروه ، در قالب جلسات مجزا گردهم آييد و در مورد اقلام و در خصوص مكانهاي اختصاص يافته آنها به توافق برسيد مانند :

حدود بيروني محيط كار – جايگاه ظروف زباله – مسيرهاي عبور – اقلام نوشت افزاري در كشوها و …

-       مشخص سازي اقلام و مكانها

نام كالا و حدود مكان را بصورت خوانا با برچسب گذاري مشخص نمائيد .

 

د – ايجاد تابلوهاي علامت گذاري و شناسايي

اين عملكرد ، يك سيستم ذخيره سازي را براي اقلام و ابزار در محيط كار فراهم مي آورد . در هر يك از محيط هاي كاري ، اعضاي گروه را گرد هم جمع كنيد و تعيين نمائيد كه كداميك از ابزار و تجهيزات نياز به تابلوي شناسايي و علامت گذاري دارند ؟ به عنوان مثال :

ابزارهاي دستي – جيگ و فيكسچرها – قالب ها – ابزار كپي – تجهيزات اندازه گيري و …

 

-    از اعضاي گروه بخواهيد كه طرح تابلوهاي مورد نظر را مشخص نموده و موارد زير را در نظر بگيرند :

-       محدوده اقلام و ابزار بايد مشخص باشد .

-       محل استقرار و روش سازماندهي آنها بايد مشخص باشد .

-       موارد مورد نياز براي ساخت تابلوي آدرس دهي بايد مشخص گردد .

-       مكان تابلو پس از تكميل بايد مشخص شود .

-       اقلام و ابزار را مطابق با استقرار آنها بر روي تابلو مشخص سازيد .

-    براي كشيدن شكل مكان اقلام و ابزار بر روي تابلو از مداد استفاده نمائيد .

-    پس از رضايت از انجام كار مي توانيد از خودكار يا ماژيك استفاده كنيد .

-       هر يك از اقلام و مكان آنها را با نام مشخص سازيد .

-       نام ها را بصورت خوانا بنويسيد .

-    در مورد كالا و مكان آن بر روي تابلو از نامي يكسان استفاده كنيد (يكسان سازي اسامي )

-       تابلوها را در محيط كار نصب كنيد .

 

 

 

 

 

 

 

 

تشريح اصل سوم 5S و چگونگي استقرار آن در سازمان

اصل سوم 5S :

Shine =Seiso = پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي = نظافت

اين مرحله سه فعاليت اصلي را شامل مي شود :

الف – پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي محيط كار به منظور اطمينان از استقرار همگي اقلام در محل مناسب است ، پاكيزه سازي ديداري محيط كار بايد به گونه أي باشد كه بلافاصله بتوانيد فقدان اقلام و يا اشتباه محل استقرار آنها را دريافته و اقدامات لازم را انجام دهيد .

ب – پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي به منظور شناسايي و تصحيح خطاهاي تكراري .

ج – پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي به منظور شناسايي و تصحيح مشكلات تكراري خانه داري صنعتي ( house keeping )مانند:

Ö اثاثيه أي كه در جاي خود قرار نگرفته اند

Ö دفترچه راهنماهايي كه مرتب نيستند .

Ö موجودي كالايي كه در مكان صحيح واقع نشده است .

 

 

اين عملكرد براي انجام پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي به صورتي روزانه از سوي اعضاي گروه در نظر گرفته شده است . اين عمل پس از مرحله ساده سازي دسترسي در هر منطقه انجام خواهد شد ، همچنين كمك مي كند نسبت به كنترل پيوسته ، ايمني ، نظم ، پاكيزگي و نگهداري مناسب اطمينان بوجود آيد .

الف – اعضاي گروه را در سالن اجتماعات گرد هم آوريد و فهرستي از عمليات پاكيزه سازي ديداري تهيه و اقدامات زير را انجام دهيد :

-       مسئولين يادداشت برداري را مشخص كنيد .

-    فهرستي از فعاليت هاي پاكيزه سازي ديداري مورد نياز در محيط كار تهيه كنيد .

به عنوان مثال : تابلوهاي اعلانات و يا راهنماهاي پاكيزه سازي – در دسترس بودن ابزارهاي پاكيزه سازي – خطوط تفكيك اقلام – خطوط تفكيك واحدها و يا بخشها – قابل رويت بودن دفترچه هاي راهنما ، برچسب ها و علائم و …

-       مسئوليت افراد را مشخص نمائيد .

-    از پاكيزه سازي ديداري محيط كار حمايت كرده ، برچسب گذاريها را كنترل نموده و مشخص سازي و تابلو اعلانات را مد نظر داشته باشيد . براي مثال بررسي كنيد كه اقلام به نحوي منظم و مطمئن تدارك ديده شده باشند و اقلام و ابزار در محلهاي مناسب خود مستقر گردند .

-    در مورد مكانهاي مشترك به منظور بدست آوردن ديدي تازه مي توانيد با ديگران هماهنگي و تبادل نظر نمائيد .

-    فهرست تكميل شده فعاليت هاي پاكيزه سازي ديداري را در محيط كار نصب نمائيد .

 

ب – اعضاي گروه را گردهم آوريد و فهرستي از مكانهاي فردي و مشتركي كه بايد پاكيزگي فيزيكي در آنها صورت پذيرد فراهم آوريد .

-    فهرست سازي مسئوليت ها و تعدد پاكيزه سازي محيط هاي مشخص و اشتراكي از سوي افراد عمليات ، بايد به نحوي انجام پذيرند كه حالت فيزيكي محيط كار مناسب و زيبا به نظر برسد .

 

 به عنوان مثال :

-       گرد و غبار نداشتن موكت ها ، كف مكانها ، ميز و صندلي ها و …

-       خالي بودن سطل آشغالها .

-       ابزار تميز .

-       پاكيزگي ظروف زباله .

-       تميز بودن كامپيوترها .

-    فهرست تكميل شده فعاليت هاي پاكيزه سازي فيزيكي را در محيط كار نصب نمائيد .

 

 

 

 

 

 

 

 

تشريح اصل چهارم 5S و چگونگي استقرار آن در سازمان

اصل چهارم 5S :

Standardize =Seiketsu = استاندارد سازي

استانداردسازي ، اطلاعات مربوط به مكانها را قابل شناسايي مي كند . اگر تمام برچسب هاي موجود در يك قفسه به يك صورت باشند ، آسانتر ميتوان در بين آنها به جستجو پرداخت.

اگر فرآيندهاي مربوط به بازيافت اقلام و اطلاعات مربوطه يكسان باشند ، افراد گروه راحت تر مي توانند آنها را مورد استفاده قرار دهند . به عبارت ديگر ، استانداردسازي ، فرآيند بازنگري محسوب مي شود كه به گروه كاري كمك مي كند اتفاق نظرهاي هنگام انجام فعاليت هاي 5S را مستند نموده و فرآيند عملياتي استانداردي براي تمامي فعاليت هاي 5S تعيين نمايد . همچنين به افرادي كه در اين فعاليت ها مشاركت دارند كمك مي كند تا خود را به سرعت و به آساني با تغييرات منطبق سازند .

 

 

 

اين مرحله چهار فعاليت زير را شامل ميگردد :

الف – بازنگري فعاليت هاي طبقه بندي

ب – بازنگري و مستندسازي عمليات ساده سازي دسترسي

ج – بازنگري فهرست فعاليت هاي پاكيزه سازي

د – تهيه جدول مسئوليت ها

 

در اينجا هر يك از موارد فوق الذكر مورد بررسي قرار خواهد گرفت :

الف – بازنگري فعاليت هاي طبقه بندي مستلزم پاسخگويي به پرسش هاي زير مي باشد :

-       آيا معيارهاي طبقه بندي ، كافي هستند ؟

-       آيا فضاي « نگهداري » مشخص شده است ؟

-    آيا اقلام ، علامت گذاري شده و تا هنگام انتخاب ، در محل مناسب قرار گرفته اند ؟

-       آيا حذف اقلام مازاد ، بصورت هفتگي مورد بازبيني قرار مي گيرد ؟

   عمليات را مستندسازي نموده و نگهداري نمائيد .

ب – بازنگري و مستندسازي عمليات ساده سازي .

فعاليت هاي مربوط به فرآيند فوق الذكر عبارتند از :

-      برچسب گذاري

-      مشخص سازي

-      تابلوي علامت گذاري ( تابلوي ليست و فهرست اقلام )

-      ذخيره سازي اقلام و ابزار

-      ايمني

 

ج – بازنگري فهرست فعاليت هاي پاكيزه سازي مستلزم انجام فعاليت زير است :

-   بازنگري فهرست فعاليت هاي پاكيزه سازي ديداري و فيزيكي و تعيين برخورداري از توان لازم براي تميز و ايمن نگاه داشتن محيط كار .

-   ايجاد جدول مسئوليت ها ، براي تمامي فعاليت هاي 5S در محل كار مبتني بر اجماع اعضاي گروه .

-    پس از تكميل اين جدول بايد اطمينان حاصل نمائيد كه تمامي كارمندان از كار واگذار شده به آنها اطلاع يافته اند و سپس جدول را بر روي ديوار محيط كار نصب نمائيد .

تشريح اصل پنجم 5S و چگونگي استقرار آن در سازمان

Sustain =Shitsuke = انضباط مورد نياز براي تداوم فرآيند = فرهنگ سازماني = نظم شخصي

انضباط ، عنصر اصلي تمام مراحل به شمار مي آيد و براي اعمال 5S و وجود آن ضروري است و در واقع يكي از مهمترين اصولي است كه باعث اجراء ، تداوم و نهادينه شدن اين سيستم مي شود . آموزش افراد و آگاه نمودن آنان از مقررات و نتايج مي تواند بسيار اثربخش باشد .

اين عملكرد به اعضاي گروه كمك مي كند تا فعاليت هاي 5S مورد اجماع را در محيط كار پيگيري كنند .

همچنين كاربرد منظم و استاندارد فرآيند 5S را تضمين مينمايد .

نظم شخصي يا فرهنگ سازماني ، سه فعاليت زير را شامل ميگردد :

الف – انجام ارزشيابي ديداري(VISUAL CONTROL )

ب – ايجاد طرح توسعه

ج – ايجاد مسئوليت فردي

الف – انجام ارزشيابي ديداري مستلزم موارد زير است :

-       فهرست نمودن فعاليت هاي مورد اجماعي كه پيگيري نشده اند.

-       تعيين علل عدم پيگيري

ب – ايجاد طرح توسعه مستلزم موارد زير است :

-      اجماع در مورد راه حل

-      حساس بودن در موارد :

             - شناخت مسئوليت ها

             - تعيين مهلت ها

              - نصب طرح بر روي تابلو اعلانات 5S

             - نگهداري سوابق

ج – ايجاد مسئوليت هاي فردي مستلزم موارد زير است :

-      گردهمايي اعضاي گروه در محيط هاي كاري فردي :

-   از افراد بخواهيد كه كارايي روشهاي سازماني خود را براي تقويت 5S تعيين نمايند .

-      از اعضاي گروه بخواهيد كه طرح فردي 5S  فراهم آورند :

-      واقع نگر باشيد .

-      دقيق باشيد .

-      طرح را بصورت متناوب بازنگري و اصلاح كنيد .

آغاز كاربرد 5S :

زمانبندي اجراي 5S

زمانبندي اجراي 5S ميبايد متناسب با نيازهاي خاص فضاي كاري انجام پذيرد و به افراد كمك كند نسبت به نتايج مورد انتظار آگاهي يابند . به منظور ايجاد يك جدول زماني لازم است كه موارد زير را تعيين نمائيد :

-      چه زماني براي تخصيص به هر فعاليت مورد نياز است ؟

-    مكان شروع كجاست ( با يك فضاي آزمايشي آغاز كرده و طبق آموزشهايي كه ديده ايد پيشروي كنيد . نسبت به فضاهاي كاري مشخصي در مقابل فضاهاي كاري مشترك حساسيت به خرج دهيد )

-       چه تعداد شيفت در اين برنامه تحت تاثير قرار خواهند گرفت؟

در تصوير زير طرح زمانبندي اجراي5S بصورت نمونه نشان داده شده است .

هر ماه يكبار با گروه كاري براي بررسي پيشرفت ها و فرصت ها ، جلسه برگزار كنيد و وظايف ماهانه آنها را ارتقاء بخشيد .

استعفـــاء

 Resignation

 

 

 

 

زمانی که  استعفاء دادن بهتر است:

 

 

 

هر چند دلايل زيادي براي ترك خدمت وجود دارد ،اما سه دليلي كه طبق آنها شما بهتر است همين امروز از شغل خود استعفا دهيد عبارتند از:

 

 

*  شغل خود را دوست نداريد.

   آيا براستي فارغ از ميزان پرداخت و عنوان شغل ، از كارتان خرسند هستيد؟ اگر پاسخ منفي است بدانيد كه زندگي براي اتلاف آن به شما ارزاني نشده است.

 

 

 

*چيزي از آن ياد نمي گيريد.

  اگر شما بطور مستمر،مهارت و دانش خود را افزايش نمي دهيد از نظر كارفرما فرد مناسبي براي آن كار نيستيد. هرگز ضرب‌المثل «توانا بود هر كه دانا بود» را فراموش نكنيد.

 

 

 

 

 

*مديرتان شما را محدود مي كند.

  اگر مافوق شما باعث عدم رشد توانايي شما شده است، ديگر وقت آن است كه آنجا را ترك كنيد. زيرا در آن سازمان راهي به بالا نخواهيد يافت.

 گردآورنده : بابک نظری